Baza nowo powstałych firm: jak co tydzień łapać spółki i JDG zaraz po rejestracji
Nowa firma w pierwszych tygodniach podejmuje więcej decyzji zakupowych niż przez kolejne dwa lata. Wybiera księgowość, bank, ubezpieczenie, telefon, program do faktur, stronę internetową, czasem biuro i samochód w leasingu. Kto dotrze do niej w tym oknie, rozmawia z klientem, który jeszcze nie ma dostawcy. Kto spóźni się o kwartał, musi go przekonać do zmiany. Ten wpis pokazuje, skąd biorą się dane o nowych spółkach i jednoosobowych działalnościach, co taka firma kupuje w pierwszych miesiącach, jak ustawić segment i cotygodniowy alert oraz jak rozmawiać z przedsiębiorcą, który dopiero zaczyna.
Skąd biorą się dane o nowych firmach: KRS, CEIDG i REGON
Każda nowa firma w Polsce zostawia ślad w co najmniej jednym rejestrze publicznym, a to, w którym, zależy od formy prawnej.
- KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) obejmuje spółki handlowe, między innymi spółki z o.o., akcyjne, komandytowe i jawne, a także fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą. Wpis dokonuje sąd rejestrowy, a wnioski składa się elektronicznie. Data wpisu do KRS to formalny początek istnienia spółki kapitałowej.
- CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) obejmuje jednoosobowe działalności gospodarcze i wspólników spółek cywilnych. Wniosek o wpis jest jednocześnie zgłoszeniem do urzędu skarbowego, GUS i ZUS. Przedsiębiorca podaje w nim datę rozpoczęcia działalności, która może być późniejsza niż data wpisu.
- REGON to krajowy rejestr podmiotów gospodarki narodowej, który prowadzi GUS. Nowa spółka dostaje numer REGON razem z wpisem do KRS, a przedsiębiorca razem z wpisem do CEIDG. REGON zawiera też kody PKD i klasę zatrudnienia podawaną przez podmiot.
Wiele osób szuka w internecie frazy „baza nowo powstałych firm GUS”, zakładając, że GUS udostępnia gotową listę nowych firm do sprzedaży. GUS prowadzi rejestr REGON i publikuje opracowania statystyczne o nowo zarejestrowanych podmiotach, ale nie przygotowuje segmentów pod potrzeby działu sprzedaży. Żeby dostać listę nowych firm z Twojej branży i regionu, dane z REGON trzeba połączyć z KRS i CEIDG, odfiltrować po PKD i obszarze, a potem pilnować, żeby co tydzień dochodziły nowe rekordy. Różnice między rejestrami omawiamy szerzej we wpisie o tym, jakie dane zawierają KRS, CEIDG i REGON.
Co nowa firma kupuje w pierwszych miesiącach
Kolejność zakupów w nowej firmie jest zaskakująco powtarzalna. Część usług jest potrzebna jeszcze przed pierwszą fakturą, część pojawia się dopiero po pierwszych klientach. Dla dostawcy to wskazówka, kiedy kontakt ma największy sens.
| Kategoria | Kiedy zapada decyzja | Co warto wiedzieć |
|---|---|---|
| Księgowość | Przed pierwszą fakturą albo w pierwszym miesiącu | Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość, więc potrzebuje biura rachunkowego od pierwszego dnia |
| Rachunek firmowy | W pierwszych dniach | Spółka potrzebuje rachunku do wpłaty kapitału i rozliczeń podatkowych |
| Program do faktur | W pierwszym miesiącu | Wybór zależy od obowiązków w KSeF, które od 2026 roku obejmują kolejne grupy podatników |
| Ubezpieczenia | W pierwszych miesiącach | OC działalności, ubezpieczenie zawodowe, a przy spółce często ubezpieczenie członków zarządu |
| Leasing | Po kilku miesiącach | Samochód, maszyny, sprzęt komputerowy, zwykle gdy firma ma pierwsze przychody |
| Telefon i internet | W pierwszych tygodniach | Numer firmowy, pakiet dla pracowników, łącze do biura |
| IT i oprogramowanie | W pierwszym kwartale | Poczta w domenie, pakiet biurowy, CRM, kopie zapasowe |
| Strona internetowa i marketing | W pierwszym kwartale | Domena, strona, wizytówka w wyszukiwarce, pierwsze kampanie |
| Biuro i adres | Czasem przed rejestracją | Wirtualne biuro, coworking albo najem lokalu |
Spółki kapitałowe mają też obowiązki, które otwierają rozmowę dla wyspecjalizowanych usługodawców: zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w ciągu czternastu dni od wpisu do KRS, rejestracja dla celów VAT przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną, a pod koniec pierwszego roku obrotowego sprawozdanie finansowe. Jednoosobowe działalności częściej zaczynają od zwolnienia z VAT i uproszczonej ewidencji, więc szukają prostszych i tańszych rozwiązań.
Jak ustawić segment nowych firm
Segment nowych firm budujesz tak samo jak każdy inny, z jedną różnicą: kluczowym filtrem jest data założenia. Zanim go ustawisz, odpowiedz sobie na trzy pytania.
- Który rejestr ma znaczenie: jeżeli sprzedajesz pełną księgowość albo usługi dla zarządu, interesują Cię spółki z KRS, a jeżeli prosty program do faktur, raczej JDG z CEIDG.
- Które branże: nowa firma transportowa kupuje co innego niż nowa agencja marketingowa. Dobierz kody PKD przeważającej działalności w wyszukiwaniu firm po PKD, pamiętając, że rejestry przechodzą z PKD 2007 na PKD 2025, a filtr rozpoznaje oba kody.
- Jaki obszar: jeżeli usługa wymaga spotkania, ogranicz segment do województwa, powiatu albo gminy, w których działa Twój zespół.
Następnie ustaw okno czasu. Dla usług potrzebnych od pierwszego dnia (księgowość, bank) sensowne jest okno ostatnich dwóch, trzech tygodni. Dla leasingu i IT lepiej sprawdza się okno od jednego do sześciu miesięcy, bo firma najpierw musi zacząć sprzedawać. Dodaj też filtr statusu działalności, żeby odrzucić wpisy zawieszone od razu po rejestracji, i filtr statusu VAT, jeżeli Twoja oferta ma sens tylko dla czynnych podatników VAT.
Alert nowych firm co tydzień
Segment nowych firm starzeje się szybko. Lista z ubiegłego miesiąca zawiera firmy, które już wybrały księgowość i bank, więc wartość ma tylko to, co doszło od ostatniego kontaktu. Dlatego zamiast jednego dużego eksportu lepiej pracować w stałym rytmie, co tydzień, na tych samych filtrach.
W planie Firma zapisujesz segment raz, a alert nowych firm co tydzień pokazuje nowe rejestracje, które do niego pasują. Nowe rekordy trafiają do CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Pipedrive) albo przez webhook i API REST do Twojego systemu, a deduplikacja po NIP pilnuje, żeby firma, którą już masz, nie wróciła jako nowy lead. Aktualizacja wyeksportowanych rekordów informuje o zmianach adresu, statusu i o likwidacji, więc handlowiec nie dzwoni do firmy, która zdążyła się zamknąć. Więcej o tym, jak śledzimy zmiany w rejestrach, piszemy na stronie o aktualności danych, a zasady działania alertu opisuje strona baza nowych firm.
W planach Start i Zespół ten sam efekt osiągniesz ręcznie: raz w tygodniu otwierasz zapisany segment, zawężasz datę założenia do ostatnich siedmiu dni i eksportujesz wynik do CSV, XLSX albo do HubSpot i Pipedrive.
Ton pierwszego kontaktu z nową firmą
Przedsiębiorca w pierwszym miesiącu działalności dostaje dużo ofert i ma mało czasu. Wygrywa ten, kto pomaga, a nie ten, kto dzwoni pierwszy. Kilka zasad, które sprawdzają się w praktyce:
- zaczynaj od konkretu związanego z etapem firmy: pierwsza deklaracja, rejestracja VAT, termin zgłoszenia do CRBR, pierwsza faktura,
- nie udawaj urzędu ani instytucji i nie strasz terminami: nowy przedsiębiorca szybko rozpozna takie wiadomości i zapamięta nadawcę,
- proponuj mały pierwszy krok: krótką konsultację, listę kontrolną na start, pakiet na pierwsze trzy miesiące,
- pisz do przedsiębiorcy jak do równego partnera, a nie jak do początkującego, który czegoś nie wie.
Pamiętaj, że dane jednoosobowych działalności są danymi osobowymi. Obowiązuje RODO, w tym obowiązek informacyjny z art. 14 i prawo sprzeciwu, a wysłanie informacji handlowej e-mailem albo telefoniczna oferta wymaga uprzedniej zgody odbiorcy zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Dobrze sprawdzają się list na adres siedziby, kontakt przez LinkedIn, zaproszenie na spotkanie dla nowych przedsiębiorców w regionie i współpraca z partnerami, z którymi nowa firma i tak rozmawia. Szczegóły opisujemy we wpisie o tym, czym jest baza mailingowa firm w świetle RODO. W sprawach spornych warto zapytać prawnika.
Jak ocenić, czy segment nowych firm działa
Praca na nowych firmach ma własny rytm, więc mierz ją osobno od reszty prospectingu. Oznacz każdy lead z alertu nazwą segmentu i tygodniem, w którym pojawił się w rejestrze. Po dwóch, trzech miesiącach zobaczysz, po ilu dniach od rejestracji kontakt daje najlepszy wynik i które branże odpowiadają najczęściej.
Najważniejsze wskaźniki to czas od rejestracji do pierwszego kontaktu, odsetek firm, z którymi udało się porozmawiać, odsetek rozmów zakończonych ofertą i wartość pierwszej umowy. Jeżeli wyniki są słabe, zwykle winne jest okno czasu: zbyt wczesny kontakt trafia na firmę, która jeszcze nie działa, a zbyt późny na firmę, która już wybrała dostawcę. Przesuń okno o dwa tygodnie w jedną albo drugą stronę i porównaj kolejne miesiące.