KRS CEIDG REGON różnice: jakie dane z rejestrów wziąć do sprzedaży B2B

Pięć rejestrów, pięć różnych pytań

Zanim zaczniesz łączyć dane, warto nazwać, na jakie pytanie odpowiada każde źródło. KRS mówi, kim jest spółka i kto ją reprezentuje. CEIDG mówi, kto prowadzi działalność na własne nazwisko i gdzie ją wykonuje. REGON mówi, jak państwo klasyfikuje podmiot na potrzeby statystyki. Wykaz podatników VAT mówi, czy firma jest dziś czynnym podatnikiem i na jakie rachunki można jej płacić. Repozytorium Dokumentów Finansowych mówi, ile spółka sprzedała i jaki ma majątek.

• KRS: forma prawna, reprezentacja, kapitał, przedmiot działalności, likwidacja i upadłość.
• CEIDG: przedsiębiorca będący osobą fizyczną, adres wykonywania działalności, status, dane kontaktowe podane dobrowolnie.
• REGON: numer statystyczny, przeważające PKD, forma własności, jednostki lokalne.
• Wykaz podatników VAT: status czynny, zwolniony albo niezarejestrowany, rachunki bankowe.
• Repozytorium Dokumentów Finansowych: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa.

KRS: spółki, fundacje, stowarzyszenia

Krajowy Rejestr Sądowy prowadzą sądy rejonowe (wydziały gospodarcze KRS), a system teleinformatyczny rejestru utrzymuje Minister Sprawiedliwości. Rejestr ma część dla przedsiębiorców oraz część dla stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. W rejestrze przedsiębiorców znajdziesz spółki z o.o., spółki akcyjne, prostą spółkę akcyjną, spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, partnerskie, a także spółdzielnie i oddziały przedsiębiorców zagranicznych.

Numer KRS ma dziesięć cyfr. Odpis aktualny pokazuje stan na dziś, odpis pełny pokazuje całą historię wpisów. Dla sprzedaży B2B najcenniejsze pola to nazwa, forma prawna, adres siedziby, NIP i REGON, kapitał zakładowy, skład zarządu i sposób reprezentacji, prokurenci, przedmiot działalności według PKD, wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych oraz informacje o otwarciu likwidacji albo upadłości. Skład zarządu to nazwiska osób decyzyjnych, ale sam w sobie nie daje zgody na kontakt handlowy e-mailem ani telefonem.

CEIDG: jednoosobowe działalności i wspólnicy spółek cywilnych

Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej prowadzi minister właściwy do spraw gospodarki. Trafiają do niej przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi. Spółka cywilna nie jest wpisywana jako osobny podmiot: w CEIDG wpisuje się każdego wspólnika osobno, z informacją o spółce cywilnej, jej NIP i REGON.

Wpis w CEIDG zawiera imię i nazwisko, firmę przedsiębiorcy, NIP, REGON, adres do doręczeń, adres stałego miejsca wykonywania działalności, datę rozpoczęcia, kody PKD (przeważający i pozostałe) oraz status wpisu: aktywny, zawieszony, wykreślony albo oczekujący na rozpoczęcie działalności. Przedsiębiorca może też podać adres e-mail, numer telefonu i stronę internetową. To jedyny rejestr, w którym dane kontaktowe pojawiają się regularnie, i dzieje się tak tylko wtedy, gdy przedsiębiorca sam je ujawnił. Dane jednoosobowej działalności to jednocześnie dane osobowe, więc korzystanie z nich podlega RODO, w tym obowiązkowi informacyjnemu z art. 14 i prawu sprzeciwu. Więcej o tym piszemy w tekście o bazie mailingowej firm a RODO.

REGON, wykaz podatników VAT i Repozytorium Dokumentów Finansowych

Rejestr REGON prowadzi Prezes Głównego Urzędu Statystycznego. Obejmuje każdy podmiot gospodarki narodowej: spółki, osoby fizyczne prowadzące działalność, spółki cywilne, fundacje, jednostki samorządu. Podmiot dostaje dziewięciocyfrowy REGON, a każda jego jednostka lokalna (oddział, sklep, zakład) dostaje numer czternastocyfrowy, którego pierwsze dziewięć cyfr to REGON podmiotu macierzystego. REGON wnosi do rekordu przeważające PKD, formę prawną, formę własności i listę jednostek lokalnych z ich adresami.

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Pokazuje status VAT (czynny, zwolniony, niezarejestrowany), datę rejestracji albo wykreślenia i numery rachunków rozliczeniowych. Dla sprzedaży to szybki test, czy firma faktycznie działa i rozlicza VAT.

Repozytorium Dokumentów Finansowych to część systemu KRS, do której spółki składają roczne sprawozdania finansowe. Z bilansu i rachunku zysków i strat odczytasz przychody netto ze sprzedaży, sumę bilansową i wynik, a z informacji dodatkowej często przeciętne zatrudnienie. To podstawa oceny wielkości spółki, o czym więcej w tekście o wielkości firmy w danych rejestrowych.

Tabela porównawcza rejestrów

Jak łączyć rejestry po NIP i REGON

Najpewniejszym kluczem dla podmiotu jest NIP. Łączy wpis w KRS albo CEIDG z wykazem podatników VAT i z Twoim CRM. REGON dziewięciocyfrowy łączy podmiot z rejestrem GUS, a czternastocyfrowy wskazuje konkretną jednostkę lokalną. Numer KRS łączy spółkę z jej sprawozdaniami w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

• Normalizuj NIP do dziesięciu cyfr bez kresek i spacji, zanim porównasz go z CRM. Ten sam NIP zapisany jako 123-456-78-90 i 1234567890 to w wielu systemach dwa różne rekordy.
• Nie łącz po nazwie. Nazwy spółek zmieniają się, mają różne zapisy formy prawnej, a jednoosobowe działalności często noszą nazwisko przedsiębiorcy z dopiskiem.
• Traktuj REGON czternastocyfrowy jako oddział, nie jako osobną firmę. Jeśli sprzedajesz centrali, zostaw jeden rekord na NIP; jeśli sprzedajesz lokalizacjom, zbuduj osobny segment jednostek lokalnych.
• Sprawdzaj status w każdym rejestrze osobno. Spółka może być aktywna w KRS i jednocześnie wykreślona z VAT, a to już jest sygnał ostrzegawczy.

Tak działa deduplikacja w bazie firm B2B: rekord jest kluczowany po NIP, więc firmy, które masz już w CRM, nie zjadają limitu eksportu.

Pułapki, na które trafia każdy, kto łączy rejestry

Spółka cywilna ma własny NIP i REGON, ale nie ma wpisu w KRS ani własnej karty w CEIDG. W CEIDG widzisz dwóch albo trzech przedsiębiorców z tym samym NIP spółki. Jeśli policzysz ich jako osobne firmy, segment urośnie sztucznie, a handlowiec zadzwoni trzy razy do tego samego zakładu.

Jednostki lokalne potrafią zdublować sieć sklepów czy firmę budowlaną z kilkoma bazami sprzętu. Rekord z REGON czternastocyfrowym ma adres oddziału, a nie siedziby, więc przy filtrze po województwie oddział trafia do regionu, w którym centrala wcale nie działa.

Zawieszona działalność wygląda jak żywa, dopóki nie spojrzysz na status. Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, może zawiesić działalność także na czas nieokreślony, a wpis nadal widnieje w CEIDG i w REGON. Do segmentu sprzedażowego zawieszone wpisy zwykle nie powinny wchodzić.

Adresy różnią się między rejestrami. KRS podaje siedzibę i adres, CEIDG adres do doręczeń i adres wykonywania działalności, REGON adres siedziby i adresy jednostek lokalnych. Siedziba w biurze wirtualnym w centrum dużego miasta nie mówi, gdzie firma naprawdę pracuje. Zanim oprzesz segment na powiecie albo gminie, zdecyduj, który adres jest dla Ciebie właściwy.

Kody PKD bywają różne w KRS i w REGON, a przeważający kod w rejestrze nie zawsze opisuje to, z czego firma żyje. Szerzej opisujemy to w tekście o kodach PKD i liście branż.

Jakie pola wziąć do listy firm dla działu sprzedaży

Dobry rekord sprzedażowy nie musi mieć stu kolumn. Musi mieć pola, które pozwalają zdecydować, czy firma pasuje, i pola, które pozwalają ją jednoznacznie zidentyfikować w CRM.

• Identyfikacja: NIP, REGON, numer KRS, nazwa, forma prawna.
• Kwalifikacja: przeważające PKD i pozostałe kody, data założenia, klasa wielkości, kapitał zakładowy, przychody ze sprawozdań.
• Lokalizacja: województwo, powiat, gmina, miejscowość, kod pocztowy siedziby albo miejsca wykonywania działalności.
• Stan: status działalności, status VAT, informacja o likwidacji albo upadłości.
• Kontakt: tylko to, co firma albo przedsiębiorca sam ujawnił w rejestrze, zwykle w CEIDG.

Te pola składają się na listę firm, którą filtrujesz w kilka minut i wysyłasz do CRM bez ręcznego sklejania arkuszy.